Le logiciel Initiate fournit un répertoire EMPI et constitue la base d’un système de dossiers de santé électroniques

• Antécédents
  Capital Health est l’une des plus grandes régions de soins de santé universitaires intégrés au Canada.
• Défi
  Regrouper des silos de données sur les patients, résidant sur 14 systèmes disparates, afin de fournir une vue complète des patients par l’intermédiaire d’un nouveau système de dossiers de santé électroniques.
• Solution
  Intégration et correction des données dans le cas de données existantes, à l’aide du logiciel Initiate Identity Hub™ et de la technologie d’intégration de QUOVADX™.
• Résultats
  Cinq millions d’enregistrements médicaux représentant 1,8 million de patients, sont archivés par le logiciel Initiate. Aujourd’hui, netCARE fournit des informations sur les patients en temps réel, tous les jours, 24 heures sur 24.

Lorsque les 1,8 million de résidents du centre et du nord de l’Alberta ont besoin de soins de santé de grande qualité, ils se tournent vers Capital Health, l’une des plus grandes régions de soins de santé universitaires intégrés. Les offres de soins de santé exhaustifs de Capital Health incluent des services spécialisés tels que des services de traumatologie ou pour grands brûlés, des transplantations et des soins pour les grossesses à haut risque. L’organisation, dont le siège social est situé à Edmonton, exploite des établissements à Edmonton, Fort Saskatchewan, Leduc, Spruce Grove, St. Albert, ainsi que dans les comtés de Leduc, Parkland, Strathcona et Sturgeon, dans la ville de Devon et les communautés de l’est du comté de Yellowhead.

Comme elle dessert un vaste territoire géographique, Capital Health avait comme défi de gérer 14 silos disparates de données cliniques sur les patients faisant partie de son réseau étendu d’établissements. Chaque établissement de Capital Health possédait son propre référentiel de données électroniques qui fonctionnait bien uniquement si un patient recevait des soins sur une base régulière au même endroit. Si le patient était admis à l’urgence d’un établissement Capital Health dans une autre ville, les cliniciens de cet établissement devaient appeler l’autre hôpital pour demander une télécopie du dossier du patient. De plus, les membres du personnel affectés à l’enregistrement demandaient au patient les mêmes informations démographiques et devaient entrer les réponses dans leur propre système d’informations sur les patients, ce qui entraînait souvent la création d’enregistrements en double qui ne reflétaient pas l’historique de traitement complète du patient.

« Un médecin ne pouvait pas obtenir du continuum de soins une vue centrée sur le patient, affirme Corinne Blair, chef du projet EMPI, Projet de dossiers de santé électroniques, auprès de Capital Health. Nous savions que la première étape qui nous amènerait à ce point consistait à regrouper tous nos silos de données, à épurer les enregistrements en double et à établir un puissant répertoire EMPI, à la grandeur de Capital Health. »

Pour relever ces défis, Capital Health devait créer un système dossiers de santé électroniques à la grandeur de l’entreprise en regroupant les silos de données et en déléguant des pouvoirs aux cliniciens et au personnel affecté à l’enregistrement. En utilisant ses systèmes d’information existants pour accélérer et faciliter le partage de données critiques sur les patients, Capital Health serait ainsi en mesure de fournir de meilleurs soins de santé aux patients.

« Nous avons vite fait de réaliser que l’intégration de nos systèmes existants, utilisés de pair avec le répertoire EMPI, devait constituer un élément clé de notre stratégie de dossiers de santé électroniques, poursuit madame Blair. Nos exigences étaient énormes. Nous avions besoins d’outils capables de livrer un répertoire EMPI en modes actif et passif dans un environnement Web, plus un modèle de données souple et un algorithme de recherche sophistiqué ainsi qu’un algorithme d’appariement. Notre objectif consistait à établir une seule ‘source de vérité’ à la grandeur de l’entreprise, relative à l’identité des patients et aux données démographiques sur ceux-ci. Nous savions que nous devions améliorer la précision des données, éliminer les enregistrements en double et rendre le processus d’enregistrement plus efficace, tout en gérant la confidentialité des données sur les patients. »

En janvier 2003, après un processus de sélection rigoureux qui incluait les commentaires des médecins et des infirmières de la région, Capital Health a engagé les services de Central Station, un consortium de cinq compagnies de systèmes informatiques du Canada, des États-Unis et de la Nouvelle-Zélande, afin d’implanter son nouveau système de dossiers de santé électroniques netCARE. Les compagnies qui forment Central Station sont Sierra Systems, Orion International, Quovadx, Oracle et Hewlett-Packard. Quovadx, dont le siège social est situé au Colorado, a livré la technologie de base de netCARE, dont le logiciel Initiate pour le répertoire EMPI ainsi que d’autres logiciels et services permettant d’intégrer les multiples systèmes d’informations sur les soins de santé de Capital Health.

Central Station a commencé à concevoir et à développer netCARE en juin 2003, et un projet pilote couronné de succès portant sur la composante Laboratoire du système a été terminé en septembre 2003. En octobre, Capital Health a lancé la première phase de son répertoire EMPI en mode passif. Une fois d’autres projets pilotes terminés à 10 emplacements de Capital Health en février 2004, la Compagnie a lancé le déploiement de netCARE à la grandeur de l’entreprise en avril 2004.

« Le logiciel Initiate constitue la base indispensable de la stratégie des dossiers de santé électroniques du système netCARE de Capital Health, souligne madame Blair. Les données provenant du répertoire EMPI central fournissent à nos cliniciens une vue instantanée axée sur le patient dans toute la région couverte par Capital Health. Ceux-ci peuvent partager des informations sur les patients tout de suite, sans attendre le retour d’un appel téléphonique ou une télécopie. Le processus d’enregistrement est également plus efficace et convivial pour le patient. »

Environ 13 000 transactions sur les patients sont ajoutées au logiciel Initiate chaque jour par l’intermédiaire de Cloverleaf® Integration Services de Quovadx, et les dossiers des patients sont instantanément mis à jour et en disponibilité dans le système netCARE dès que la nouvelle information est entrée. Les données provenant des laboratoires, les dossiers d’admission et de congés d’hôpital, ainsi que les données démographiques sont toujours disponibles, et il est possible de les partager en temps réel à la grandeur de Capital Health. Les informations suivantes sont également importantes pour la prestation immédiate et informée de soins aux patients : informations démographiques telles que le nom, l’adresse, la date de naissance, numéro d’assurance-santé, protocoles opératoires, sommaires de congés, rapports de diagnostic, résultats d’épreuves de laboratoire, historique des événements, ainsi que des informations sur les médicaments pris et indications d’allergies à certains médicaments, provenant du système Alberta Health and Wellness Pharmacy Information System (P.I.N.). Capital Health vérifie régulièrement les accès à netCARE et peut déceler les tentatives d’accès non autorisés, afin d’assurer la sécurité des informations contenues dans le logiciel Initiate et le système netCARE. La confidentialité est assurée à plusieurs niveaux d’accès, selon la fonction de travail de l’utilisateur, fonctionnalité supportée par le répertoire EMPI.

Les médecins et autres membres du personnel clinique qui utilisent netCARE ne connaissent pas vraiment ce qui se passe dans les coulisses du répertoire EMPI. Toutefois, ils s’entendent pour dire que grâce à une vue complète et précise centrée sur le patient, cela les aide à être mieux placés pour fournir des soins cliniques. « Les commentaires reçus de nos médecins et infirmières sont très positifs, nous confie madame Blair. Ils sont impressionnés par le temps de réponse de moins d’une seconde et la précision de netCARE qui leur permet d’obtenir l’information désirée sur les patients « à portée de main », qu’ils soient dans la salle d’urgence ou dans une salle de soins actifs aux prises avec un patient inconscient qui ne peut leur révéler ses antécédents médicaux ou allergies aux médicaments. Il est extrêmement précieux pour le personnel clinique d’avoir un accès instantané à toutes les informations dont il a besoin pour poser un diagnostic éclairé et agir rapidement en fonction de ce diagnostic, peu importe l’établissement de Capital Health où le patient s’est rendu pour recevoir un traitement. »

Le personnel d’enregistrement de Capital Health a également connu des avantages tangibles, sous la forme d’épargnes de temps et d’efficacité accrue, selon madame Blair. Maintenant, au lieu de demander les mêmes informations démographiques et de taper les réponses, les commis à l’enregistrement vérifient d’abord si le patient est déjà inscrit dans le répertoire EMPI. Cette tâche autrefois chronophage est maintenant effectuée en quelques frappes du clavier seulement, et le commis reçoit une réponse immédiate du logiciel Initiate. Si le patient a un dossier dans le système, le commis n’a qu’à faire valider l’information par le patient, ce qui accélère le processus d’admission et le rend plus convivial pour le patient. De plus, le nombre moyen d’enregistrements doubles créés chaque mois a baissé de plus de 95 %.

Aujourd’hui, les patients de Capital Health continuent d’être impressionnés par le service simplifié et les soins améliorés qu’ils reçoivent dans les établissements de Capital Health partout dans la région. « Le support de notre environnement de portail par le logiciel Initiate, particulièrement en ce qui concerne la puissante fonction de recherche et de sélection au point d’enregistrement, représente un énorme avantage pour nous et nos patients, affirme madame Blair. Et surtout, nous avons obtenu la vue centrée sur les patients qui constituait le noyau de notre vision concernant netCARE. Partout dans notre région, les cliniciens peuvent facilement obtenir une vue de chaque patient à la grandeur de l’entreprise, qui renferme les informations cliniques et démographiques les plus récentes, dont les numéros de contact en cas d’urgence et le nom du médecin de famille. Ils ont maintenant accès à des informations plus précises sur les patients, informations critiques pour un clinicien qui doit les avoir à portée de main lorsqu’il évalue la décision à prendre face à un traitement qui pourrait assurer la survie ou la mort du patient. »